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Aplicación de Gestión de Flotas

La gestión de flotas es la gestión del conjunto de vehículos comerciales a motor, como coches, furgonetas y camiones, de una organización. La gestión de flotas puede incluir una gran variedad de funciones como financiación, mantenimiento de vehículos, sistemas telemáticos (seguimiento y diagnóstico), gestión de conductores, gestión de combustible y gestión de la seguridad y la salud.

La gestión de flotas ha sido desde siempre un proceso estático, con muy pocos cambios. Los autónomos/as que contaban con flotas no sabían en numerosas ocasiones la ubicación de sus vehículos, así como el estado de los mismos e incluso el de las mercancías. No sólo no tenían estos datos cuando los vehículos estaban en movimiento, sino también cuando estaban estacionados en la propia empresa. La eficiencia y fiabilidad de las operaciones empresariales en muchos casos se basaba en la memoria de los operadores de las flotas o de los conductores de los vehículos, así como de los inventarios físicos, que registraban todos estos datos de manera manual en una aplicación muy sencilla.

Las aplicaciones para la gestión de flotas son un servicio que permite a autónomos/as de transporte, operadores logísticos y empresas de servicios gestionar sus recursos móviles con eficacia, controlarlos y obtener todos los beneficios resultantes de tener la información actualizada siempre.
Las funcionalidades básicas que se suelen encontrar en la mayoría de las soluciones de gestión de flotas son las siguientes:

• Seguimiento de los vehículos sobre un mapa.
• Visualización sobre un mapa de la ruta seguida por un vehículo.
• Informes de la ruta seguida por los vehículos, incluyendo paradas, entradas y salidas de áreas predefinidas, distancia recorrida y horas de funcionamiento.

La gestión de flotas permite incrementar la eficiencia de todos los procesos empresariales en los que participen vehículos. Esta mejora de los procesos se basa en la obtención de información en tiempo real del vehículo y su entorno de trabajo, incluyendo datos como posición, carga, conductor asociado, estado del vehículo y de la vía, meteorología, tráfico, etc., pudiendo utilizar toda esta información para actuar sobre los elementos de la flota, si fuera necesario, incluso de manera inmediata.
En un mundo que, cada vez más, exige tener el producto adecuado, en el momento y lugar adecuados, la gestión de flotas adquiere un valor muy importante.

Es importante destacar que la automatización en la gestión de flotas es mucho más que un dispositivo dotado de receptor GPS que nos permite saber la localización de un vehículo o el camino que ha de llevar. La gestión de flotas ofrece una integración de la información sobre la localización y el estado del vehículo (y su mercancía), con los procesos y aplicaciones de negocio. Esto hace que la información recogida se pueda integrar en las aplicaciones de gestión con las que cuente la empresa (ERP, CRM, etc) y consiga incrementar exponencialmente las posibilidades de esta herramienta.

Un ejemplo práctico puede ser el de transporte de larga distancia. En este tipo de transportes la rapidez no es el factor de mayor importancia, sin embargo la seguridad hay que tenerla muy en cuenta. Con una solución de gestión de flotas se puede tener controlada la carga, principalmente frente a robos o sustracciones. Un sistema de este tipo es capaz de detectar si el camión ha hecho una parada no planificada o si la puerta del camión ha sido abierta cuando no correspondía, mandando una señal de aviso al sistema central. Puede ayudar también a incrementar la seguridad del conductor, al tener un control más preciso sobre las horas al volante, la velocidad a la que se conduce, información a tiempo real del estado de la carretera, sugiriendo rutas alternativas.
Este tipo de software se puede aplicar también con gran utilidad a otro tipo de sectores como por ejemplo el ferroviario para llevar un control de los vagones o en el sector marítimo para el posicionamiento y control de embarcaciones.

La gestión de flotas, combinada con tecnologías de identificación automática por radiofrecuencia (RFID) permite el seguimiento y disponibilidad de la mercancía en tiempo real. Las herramientas RFID permiten conocer la trayectoria que ha seguido la mercancía de manera automática y sin intervención humana, todo ello por medio de una sencilla lectura de la etiqueta RFID asociada al producto. Este tipo de tecnologías ofrecen un servicio de gran valor añadido para determinadas mercancías cuyo valor o peligrosidad sean muy elevados.

En la actualidad ya se han desarrollado aplicaciones de gestión de flotas para dispositivos móviles, mediante los cuales un autónomo/a o transportista puede tener en su dispositivo móvil toda la información de los vehículos que lleven sus GPS en tiempo real y poder gestionar desde cualquier lugar su flota de vehículos. Además algunas compañías han reinventado la fórmula del alquiler de equipos y prestación del servicio global con el fin de ahorrar fuertes inversiones a los autónomos que cuentan con vehículos de reparto y suministro; pero no cuentan con los grandes presupuestos de las pequeñas empresas. Se paga una módica cantidad por cada vehículo y con ello se tiene acceso a un gestor de flotas por Internet que permite conocer en todo momento la situación de vehículo, comunicarse con él, enviarle direcciones con el propio mapa, etc. Para llevar a cabo esta fórmula se alquila todo el equipo necesario para cada vehículo: navegador, conexión GPS, comunicación móvil, etc.

Al tener constancia de la localización de los vehículos se consigue un mejor aprovechamiento de los mismos, pudiendo aumentar su rentabilidad así como reducir el consumo del combustible. La calidad del servicio, cada vez más importante en los negocios de hoy en día, se ve directamente afectada por este tipo de soluciones. Para negocios en los que la rapidez es clave, poder reaccionar ante imprevistos de cualquier tipo (averías, cambio de rutas, atascos) de manera inmediata es vital para aumentar la satisfacción del cliente y aumentar su confianza. En el contexto en el que encuentra la economía actual los clientes son cada vez más exigentes y piden una gestión óptima en los envíos y con este tipo se soluciones se tiene la mayor garantía de poder conseguirlo. Además es posible informar al receptor de posibles imprevistos notificando, por ejemplo, que el pedido puede llegar tarde y facilitando una hora de entrega aproximada ya que no sólo es importante entregar a tiempo sino que también es muy importante avisar cuanto antes para que el cliente pueda tomar las medidas apropiadas.

Hace aproximadamente diez años aparecieron en España las primeras soluciones de gestión de flotas, pero se puede decir que estamos todavía ante un mercado por explotar. Las aplicaciones informáticas para la gestión de flotas tiene un gran futuro y prueba de ello es que las compañías de telecomunicaciones más importantes de Europa están ya teniéndolas en cuenta para sus apuestas de futuro.