Las TIC en la gestión empresarial

Los mercados en los que trabaja el colectivo autónomo suelen ser muy exigentes y requieren una dedicación temporal plena. Son muchos los y las profesionales que afirman: “yo soy la empresa, y si falto está cerrada”. A su labor profesional hay que añadir el esfuerzo añadido que suponen las labores de gestión y administración. Esto conlleva un esfuerzo añadido para controlar en todo momento las existencias, la facturación, las compras, las compras con empresas proveedoras e, incluso, las relaciones con la clientela. Ante estos retos del día a día, las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) pueden proporcionar al colectivo autónomo multitud de herramientas para mejorar su gestión, facilitar su acceso a nuevos productos y mejorar el servicio ofrecido a su clientela.

¿Qué nos proporciona el uso de las TIC en la gestión?

Las TIC constituyen un instrumento fundamental para la organización interna de cualquier negocio. Su utilización supone un importante ahorro de tiempo y recursos, al simplificar y agilizar los procesos de gestión, toma de decisiones, y facilitar el contacto directo con la clientela, empresas proveedoras y Administración Pública. Así, un autónomo o autónoma que no usa TIC no es que no sea innovador o moderno, es que es poco práctico. Algunos ejemplos de los beneficios que proporcionan las TIC son:

Mejor aprovechamiento del tiempo. La automatización de tareas rutinarias mediante sistemas informáticos permite dedicar más tiempo a tareas más productivas.
Mejor gestión del negocio. Mediante aplicaciones informáticas y determinados dispositivos electrónicos, se puede pueden controlar todas aquellas variables y tareas que intervienen en el negocio: stock del almacen, rentabilidad de los productos, compras por empresa proveedora…
Reducción de la carga administrativa. Gracias a las herramientas informáticas, los tediosos arqueos de caja, las gestiones tributarias, con trámites online cada vez más frecuentes, y las tareas administrativas se harán de forma intuitiva y automatizada, sin ocupar parte del tiempo personal.

TIC Consejo:

Tener no significa usar…

La compra de un ordenador o un programa debe ser meditada. Aquello que se compre debe estar adaptado a nuestras necesidades por que, en caso contrario, lo que no sirve, no se usa. Por ello, es recomendable acudir al asesoramiento profesional.

¿Cómo dar los primeros pasos para introducir las TIC en la gestión?

El camino para introducir las TIC como herramientas de gestión es un proceso largo que debe realizarse de forma natural, de modo que el resultado sea una ahorrar tiempo y dinero. No siempre el programa más potente es el más aconsejable, hay que tener en cuenta la capacidad de adaptación de la persona a la herramienta informática. Por eso, es imprescindible realizar cursos formativos y recurrir al asesoramiento profesionalizado.

Las TIC son imprescindibles pero hay que aplicarlas con sentido común.

La tecnología es un medio y nunca un fin. Es decir, deben ser usadas y sacarles el máximo rendimiento. Para ello, se recomienda

Comprar programas de nuestra talla, tecnológicamente hablando. Muchas veces se invierte mucho dinero y no se utilizan muchas funcionalidades bien por falta de formación, o bien por que son excesivas para el negocio que se aplican.
Calcular la inversión en TIC. No hay porqué comprar el último modelo de ordenador sino aquel que se adecue a nuestras necesidades.
Antes de lanzarse a por grandes soluciones informáticas, reflexionar sobre la existencia de otras de menor tamaño (y precio) que nos pueden dar el mismo rendimiento.

Recuerda…

Si tienes personas a tu cargo es necesario fomentar una actitud positiva hacia el uso de Internet y de las TIC en general.
Tienen que ser conscientes de que será una herramienta que, a medio y largo plazo, hará más llevadero su trabajo.

La gestión de la clientela.

Existe una tipología de programas informáticos que sirven para almacenar toda la información relacionada con la clientela. Son los CRM. Este tipo de aplicaciones son importantes cuando en un negocio tiene mucho peso el área comercial. De este modo, se puede recopilar gran cantidad de datos como las acciones que se realiza con cada cliente o clienta: las visitas realizadas, lo que le hemos vendido y en que fecha, sus preferencias, sus sugerencias,… De este modo toda la información será accesible para cualquier persona de la empresa que lo necesite. Estos programas nos permiten analizar las tendencias, la cantidad de ofertas/presupuestos que se convierten en negocio real… En definitiva, conocer mejor nuestro mercado.

La gestión de la información.

En cualquier negocio es vital que la información circule de manera fluida. A medida que se va informatizando es importante que esa fluidez no se pierda. Si el negocio crece y tiene varios ordenadores, no tiene mucho sentido que éstos trabajen de forma aislada puesto que conectándolos por medio de una red local será posible compartir la información de modo eficiente. Además, hoy en día este tipo de redes pueden ser inalámbricas y tienen una gran ventaja podemos instalar un programa posible en un único ordenador central (al que se le denomina habitualmente “servidor”). A este ordenador estarán conectados el resto de equipos lo que permite, por un lado, que todo el mundo pueda acceder a un determinado programa o información y, por otro, podemos alargar la vida útil de aquellos modelos de ordenador de más edad.

No a todo el mundo le sirve lo mismo…

Hay actividades que por sus características requieren de funcionalidades adaptadas a su gestión. Este (hostelería, peluquerías, centros médicos, etc.) En un primer momento la empresa puede gestionarse con herramientas genéricas, pero aumentará su eficacia si utiliza herramientas adaptadas a sus necesidades específicas. En caso de duda, acude a tu Centro SAT más cercano.

Diccionario tecnológico

VPN: o Red Privada Virtual, es una tecnología que permite una conectar dos o más establecimientos del negocio utilizando Internet. Además, también nos permite conectarnos desde casa al ordenador del trabajo.
Banca electrónica: ¿cuántas veces has ido al banco a realizar una transferencia o comprobar si te han realizado un ingreso? Con la banca electrónica podrás realizar múltiples trámites con tu banco a través de Internet y con total seguridad.

Enlaces de interés:

Curso para el colectivo autónomo “ Organiza los datos de tus clientes/as y proveedores/as con ayuda de una base de datos ”: www.piatic.net
Para recibir asesoramiento personalizado: www.astursat.net