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10 ideas TIC contra la crisis (1ª parte)

Para hacer frente a la crisis económica, las Tecnologías de la Información y la Comunicación ofrecen diferentes herramientas que sirven para reducir gastos, ahorrar tiempo y hacer más visibles nuestros productos o servicios. En otras palabras colaborar a que nuestro negocio sea más competitivo en el mercado.

1. Reducir los gastos de telefonía.

Muchas veces el gasto en telefonía es muy alto pero es difícil reducirlo ya que, por un lado, se trata de un servicio vital para la empresa y, por otro, la persona autónoma o la que está cargo de la misma tiene poco poder de negociación frente a las grandes empresas de telefonía.

No obstante, existe una tecnología denominada VoIP que se ha convertido en una alternativa a los proveedores de telefonía tradicional.

VoIP o Voz sobre IP es como se denomina al uso de tecnologías basadas en Internet para mantener conversaciones de voz.

Si se realiza una comparativa entre la VoIP y la telefonía tradicional nos encontramos con pocos inconvenientes y muchas ventajas.

Por todo ello, una buena recomendación para reducir los costes es combinar la telefonía tradicional con la VoIP.

Además, existen múltiples empresas que nos ofrecen este tipo de telefonía basada en Internet: Skype, The Voip Búster, Gizmo, Peoplecall,… y dado que existen varias soluciones en el mercado, es importante elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades.

2. Enviar los fax a través del ordenador.

El correo electrónico es actualmente una herramienta imprescindible para comunicarse en el mundo empresarial. Si bien en un principio muchas personas pensaron que ello conllevaría la desaparición del fax, lo cierto es que este dispositivo se sigue utilizando y mucho.

Con una conexión a Internet y a través de lo que se denomina servidor de fax podemos enviar y recibir faxes en un ordenador.

Esto nos proporcionará múltiples ventajas, siendo las más importantes:

• Ahorrar costes en papel, toners de tinta, gasto telefónico, etc.
• Evitar los atascos de papel, la pérdida de páginas o los habituales contratiempos con la máquina y/o el tóner.
• Se hace posible enviar y recibir faxes desde fuera de la oficina.

Pero además del servidor de fax existen otras opciones que permiten ahorrar costes y lograr una mejor gestión de las comunicaciones vía fax: Sistemas Fax de Windows, Fax vía Web, etc.

3. Ofimática sin coste.

La ofimática se ha convertido una herramienta imprescindible y de gran utilidad dentro de una empresa. Se trata de paquetes que incluyen un número de programas que varía dependiendo de la versión que decidamos adquirir. De las utilidades que contienen destacan las siguientes: los procesadores de texto, las hojas de cálculo y las bases de bases de datos.

Dado que, en su día, las principales aplicaciones de ofimática eran de pago numerosas empresas y personas autónomas recurrieron al uso de software pirata con el grave riesgo que ello suponía.

Hoy en día sin embargo están disponibles programas como OpenOffice.org, una suite ofimática de software libre y código abierto de distribución gratuita que incluye herramientas como las anteriormente mencionadas.

Cuenta con la ventaja añadida de que podemos crear y modificar documentos que después son compatibles con suites tan importantes como Microsoft Office.

OpenOffice.org es solo un ejemplo ya que existen otras aplicaciones como NeoOffice (especialmente diseñada para ser utilizada en el sistema operativo Mac OS) o Gnome Office.

4. Recurre a soluciones de movilidad.

Sobre todo si tu trabajo te exige realizar desplazamientos de forma habitual.

Las TIC nos ofrecen herramientas para:

• Recibir toda la información requerida en el día a día del negocio, sin importar dónde se esté.
  Desarrollar la labor o el trabajo habitual desde cualquier lugar.
  Acceder a recursos y/o información situados en el centro de trabajo.
  Teletrabajar (es decir, trabajar desde el domicilio).

Así los teléfonos y PDAs de última generación nos ofrecen soluciones de movilidad muy económicas.

5. Las aplicaciones ASP.

ASP hace referencia a las empresas proveedoras de servicios de aplicaciones. Éstas proporcionan en formato de alquiler y de forma remota aplicaciones, servicios o software a múltiples clientes. En otras palabras, una proveedor ASP proporciona un servicio informático a distancia y al distribuir los costes entre varias empresas clientes, el coste de del servicio informático es más reducido.

Además de ahorrar dinero, contratar un servicio ASP nos proporciona otras ventajas como:

• Rapidez en la implantación.
• Escalabilidad, es decir, la posibilidad de que el nivel de servicio aumente en consonancia con las necesidades de la empresa.
• Baja inversión.
• Tecnología moderna.
• Sólo se necesita un navegador Web para acceder a los servicios ASP. 

Las TIC como una inversión

En muchas ocasiones, al invertir en tecnología se asocia su coste como un gasto para la empresa en vez de cómo una inversión. Para evitar esto, es necesario tener muy claro qué se compra y para qué se va a utilizar. Así, le sacaremos el mayor rendimiento posible a la tecnología y al reconocer sus beneficios económicos, no se considerará el desembolso inicial como un gasto.

Enlaces de interés:

• Observatorio tecnológico del Ministerio de Educación y Ciencia: http://observatorio.cnice.mec.es/
• Para descargar la última versión de OpenOffice.org: http://es.openoffice.org/